In questi giorni molti enti non profit si stanno interrogando sulla possibilità di riunire i propri organi sociali alla luce dei limiti imposti dalle recenti normative. Per contrastare il diffondersi del virus COVID-19 (cosiddetto “coronavirus”), infatti, il DPCM dell’8 marzo 2020 (dettato inizialmente solo per alcune “zone rosse” e poi esteso a tutto il territorio nazionale dal DPCM del 9 marzo 2020) stabilisce la sospensione di “tutte le manifestazioni organizzate, nonché gli eventi in luogo pubblico o privato, ivi compresi quelli di carattere culturale, ludico, sportivo, religioso e fieristico” (art. 1, c.1, lett. g); nello stesso decreto, si dispone ulteriormente la sospensione delle manifestazioni, degli eventi e degli spettacoli di qualsiasi natura, “svolti in ogni luogo, sia pubblico sia privato” (art. 2, c.1, lett. b).
La sospensione è disposta quantomeno fino al 3 aprile 2020 salvo ulteriori proroghe le quali, vista la situazione attuale, sembrano purtroppo più che probabili.
Pur non essendo le riunioni degli organi sociali classificabili all’interno delle “manifestazioni” propriamente dette, esse comportano lo spostamento e la riunione di diverse persone, potendo quindi essere ricomprese nel divieto descritto nelle righe precedenti.
In questo periodo il quadro normativo delineato rende quindi impossibile le riunioni degli organi sociali (assemblea, consiglio direttivo, organo di controllo, altri organi sociali) dove sia prevista la partecipazione fisica degli individui.
Le disposizioni del decreto “Cura Italia” per Odv, Aps e Onlus
Lo scorso 17 marzo è stato pubblicato in Gazzetta Ufficiale il Decreto Legge 18/2020 (cosiddetto “Cura Italia”), il quale ha disposto importanti misure per far fronte alla situazione di emergenza in atto nel Paese. Si ricorda che, nel nostro ordinamento, le misure previste da un decreto legge entrano immediatamente in vigore ma i suoi effetti sono provvisori, divenendo definitivi solamente con la legge di conversione del decreto, che deve essere emanata entro 60 giorni dalla pubblicazione dello stesso.
L’art.35 (commi 1 e 2) del decreto ha prorogato al 31 ottobre 2020 il termine per l’adeguamento alla riforma del terzo settore degli statuti di organizzazioni di volontariato (Odv), associazioni di promozione sociale (Aps), Onlus e imprese sociali utilizzando la procedura semplificata (assemblea ordinaria).
Il comma 3 dell’art. 35 ha prorogato sempre al 31 ottobre 2020 la scadenza per l’approvazione dei “bilanci” delle Odv, delle Aps e delle Onlus, il cui termine scade nel periodo 1° febbraio 2020-31 luglio 2020 (cioè il periodo di durata dello stato di emergenza dichiarato dal Governo, salvo ulteriori proroghe). Le Odv, le Aps e le Onlus iscritte ai rispettivi registri sono quindi legittimate a posticipare l’assemblea di approvazione del bilancio di esercizio, derogando alle previsioni legislative (ad esempio l’art.20-bis del D.P.R. 600/1973 per le Onlus) o statutarie.
Il termine “bilanci” di cui all’art. 35, c.3 del decreto sembra ricomprendere anche il bilancio sociale e non solo quello economico: si ricorda che le Odv, le Aps e le Onlus sono obbligate, ex art.14, c.1 del Codice del Terzo settore, a redigere il bilancio sociale qualora abbiano avuto nell’esercizio precedente più di un milione di euro di entrate.
La situazione per gli altri enti non profit
La stessa misura non è stata disposta invece per tutti gli altri enti non profit che ad oggi non sono in possesso delle qualifiche di Odv, Aps o Onlus.
Gli statuti di tali organizzazioni prevedono solitamente il 30 aprile come termine entro il quale convocare (almeno in prima convocazione) l’assemblea per l’approvazione del bilancio di esercizio.
A tali enti si applicano comunque le disposizioni generali dei DPCM 8 e 9 marzo 2020, che vietano come visto (almeno fino al 3 aprile 2020) la possibilità di riunire l’assemblea e gli altri organi sociali “in presenza”. Sulla base di tali disposizioni anche gli enti non profit diversi da Odv, Aps ed Onlus sono quindi pienamente legittimati a posticipare la convocazione dell’assemblea di approvazione del bilancio.
La possibilità di riunire gli organi sociali in videoconferenza
Lo stesso decreto ammette per le associazioni e le fondazioni la possibilità di svolgere le riunioni degli organi sociali in videoconferenza (tramite strumenti quali ad esempio skype, hangout, zoom), e ciò anche qualora tale modalità non sia espressamente prevista negli statuti e nei regolamenti delle organizzazioni (art. 73 c. 4).
Tale possibilità è ammessa fino al termine della durata dello stato di emergenza dichiarato dal Governo, cioè fino al 31 luglio 2020 (salvo ulteriori proroghe).
Dalla previsione di legge sono rimasti fuori gli enti non lucrativi diversi da associazioni e fondazioni, quali ad esempio i comitati o gli enti enti ecclesiastici e confessionali civilisticamente riconosciuti, che sarebbe opportuno venissero ricompresi con la legge di conversione del decreto.
Se un’associazione o una fondazione vuole riunire i propri organi sociali lo potrà quindi fare, sempre però “nel rispetto di criteri di trasparenza e tracciabilità previamente fissati” (ad esempio mettendo a disposizione in anticipo i materiali oggetto di discussione), che consentano al presidente dell’organo di accertare la regolarità della costituzione della riunione, identificando quindi in modo certo i partecipanti, di regolare lo svolgimento dell’adunanza e di constatare i risultati delle votazioni. Fondamentale è il rispetto del principio di simultaneità per il quale, a pena di invalidità della riunione, ogni partecipante deve poter seguire in modo adeguato la discussione, oltre che poter intervenire in tempo reale alla trattazione degli argomenti e alla votazione.
Qualora tali criteri non fossero già presenti negli statuti o nei regolamenti, dovranno essere definiti ex ante con delibera dell’organo interessato, che dovrà comunque tenere conto dell’attuale quadro normativo emergenziale caratterizzato anche dalle stringenti limitazioni agli spostamenti degli individui (per approfondire “Coronavirus: come continuare a fare attività di volontariato?”), conseguenza del quale è che i partecipanti non potranno che trovarsi ognuno nella propria abitazione.
Vista tale particolare condizione, il verbale della riunione può essere redatto anche successivamente, con la sottoscrizione del Presidente e del verbalizzante (oppure con la sottoscrizione del solo notaio se trattasi di atto pubblico): questo è quanto ha disposto il Consiglio Notarile di Milano con la Massima n. 187 dell’11 marzo 2020.
Alcune linee guida per gli enti
Sulla base di quanto detto, cosa è opportuno fare per le associazioni e le fondazioni (comprese Odv, Aps ed Onlus) in questo periodo, in particolare con riferimento all’approvazione del bilancio di esercizio?
Distinguiamo tre casi.
- Gli enti che hanno la possibilità, i mezzi e le competenze per riunire gli organi sociali (compresa l’assemblea) in forma telematica, rispettando i criteri delineati al paragrafo precedente, lo possono ovviamente fare, procedendo quindi all’approvazione completa del bilancio di esercizio entro i termini legali o statutari.
- Gli enti che non hanno invece la possibilità e i mezzi per riunire l’assemblea in forma telematica ma che invece possono procedere ad una riunione telematica del consiglio direttivo (il quale è composto da meno persone rispetto all’assemblea, ed è quindi più gestibile), lo possono fare, deliberando entro il 30 aprile in merito al bilancio di esercizio e posticipando l’assemblea a data da destinarsi. Vista la situazione attuale non sembra infatti opportuno indicare una data precisa per lo svolgimento dell’assemblea, essendo preferibile subordinarla alla fine della situazione emergenziale come dichiarata dall’autorità legislativa. Si devono comunque informare gli associati (ad esempio tramite email) del rinvio dell’assemblea inviando loro, laddove sia stato predisposto ed approvato dal consiglio direttivo, il progetto di bilancio. Le regole per la convocazione sono le stesse di quelle previste dallo statuto per le normali riunioni dell’assemblea o del direttivo, così come i quorum costitutivi e deliberativi.
- Infine, per gli enti non profit che non hanno la possibilità, i mezzi o le competenze per convocare né l’assemblea né il direttivo in forma telematica, si consiglia che il presidente, dopo aver preliminarmente informato e condiviso la decisione con i singoli consiglieri, invii una comunicazione a tutti gli associati informandoli, vista la situazione emergenziale ed il quadro normativo precedentemente esposto, che l’assemblea è rinviata a data da destinarsi. Se il progetto di bilancio è stato redatto (anche se non ancora approvato dal direttivo) è opportuno inviare anch’esso agli associati.